カテゴリー別アーカイブ: 独立開業

今月の月次決算(8月)

もう9月になってしまいました。最近は晴れていても日差しに衰えを感じます。
私は夜はエアコンは使っていないのですが、だいぶん過ごしやすくなってきました。

さて、今月も月次決算の作業記録を公開します。
今回は途中でビデオ会議や役所への用事があったため、少し時間は飛んでいます。
①領収書をスキャンしてSTREAMEDにアップロード(今月は54枚、2016/8/30 11:30~11:46)

②データ化されたSTREAMEDの内容をチェック(2016/09/01 7:22~7:35)

③STREAMEDから経費データをCSV出力→freeeへの取込(2016/9/1 10:03~10:05)

④freeeにて経費の未決済データの消し込み(2016/9/1 13:55~14:08)

⑤売上についてboardで請求書を発行、freeeで売上の計上(18件、2016/9/1 14:10~14:25)

⑥freeeにおいて売上仕訳調整(2016/9/1 14:25~14:35)

⑦売掛金・買掛金消し込みもれチェック(2016/8/1 14:35~14:50)→freeeの口座同期に多少手間取ったのと、消し込み間違いがあったためそれを修正したのでいつもより時間を要しました。

⑧月次推移チェック(2016/8/1 14:50~14:52)→毎月積み重ねているとあっという間に終えることができます。

こうしてかかった時間を公開することで、クライアントにも自信をもってこのやり方をおすすめできるようになりました。

クラウドサービスとオフィススタイルの実例集をいただきました

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ヴェルクの田向社長から「ワークスタイルブック」をいただきに、同社にお伺いしてきました。
この本にはオフィスの実例だけでなく、便利なクラウドサービスも紹介されています。

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ヴェルクさんが提供する請求書作成・見積書発行、クラウド業務効率化サービス「board」だけでなく、クラウド経費精算サービス「Streamed」も紹介されていました。いずれも当事務所のクライアントサービス提供、所内業務運営に欠かせないサービスです。

オフィススタイルの実例集も興味深いものが多く、直近の目標である「事務所を構える」に対してとても勉強になりました。

今月の月次決算(2016年7月)

今月は8月1日に広島に出張していたので少し変則的な時間に月次決算をやっています。
出先でもPCとインターネット環境さえあれば問題なく月次決算ができました。

今月からはそれぞれの項目の所要時間のみを記載しています。

(前日までの下ごしらえ)
①領収書をスキャンしてSTREAMEDにアップロード(今月は33枚、2016/7/30 7:40~7:50)
先月書いたように、現金で支払った領収書と、クレジットカードや銀行振込で支払うものを分けてアップロードします。現金で払ったものは「領収書」として、クレジットカードや銀行振込は「請求書」として取り込むようにしたらfreeeへのcsvファイルが良い感じにできました。

(月次決算)

①データ化されたSTREAMEDの内容をチェック(2016/08/01 22:00~22:10)

②STREAMEDから経費データをCSV出力→freeeへの取込(2016/8/1 22:10~22:15)

③freeeにて経費の未決済データの消し込み(2016/8/1 22:15~22:25)

④売上についてboardで請求書を発行、freeeで売上の計上(20件程度、2016/8/1 22:25~22:40)

⑤freeeにおいて売上仕訳調整(2016/8/1 22:40~22:52)

⑥売掛金・買掛金消し込みもれチェック(2016/8/1 22:52~22:57)

⑦月次推移チェック(今月は省略)

今月も先月とほぼ同じ処理時間でした。

非営利法人に関する業界活動

就任承諾書

今日は、非営利法人への関与について2つニュースがありました。

ひとつは私が所属している世田谷会で、非営利法人研究会が発足し、本日その初会合がありました。
まずは世田谷区内の非営利法人からの様々なニーズに対して、地産地消すべく世田谷区で受け皿を作ろうという趣旨のもと、非営利法人の分野に興味のある会計士が集まりました。
今後は社会福祉法人の法定監査の窓口として機能できればというところです。

もうひとつは、昨年からお世話になっている公認会計士協会東京会の非営利法人委員に今年度も就任することになりました。昨年度はこうした協会の委員会活動自体が初めてで、そのご作法から右も左も分からない状態でした。今年は2回目ということもあり、多少は様子が分かってきて顔なじみの諸先輩と一緒に、より有意義な委員会活動を行っていきます。

東京CPANEWSの取材を受けてきました

先週は、日本公認会計士協会東京会の広報誌である「東京CPANEWS」の取材を受けてきました。

会員のオフを紹介する「自由時間」というコーナーで、私が週末やっているサッカーの審判について取り上げていただきます。審判用具を持って行って紹介しながら2時間ほどサッカーの審判と会計監査の共通点などを話しました。

9月号で掲載される予定ですので、ご興味のある方は楽しみにしていてください。

 

今月の月次決算

今日から7月、早いもので2016年も半分が終わってしまいました。
先日初めてお目にかかった方から、「facebookやブログ拝見しました。情報発信されていますね。」と言っていただきました。5月まではサボり気味だったので、ちゃんと発信しないとと反省しております。

ということで、毎月1日は当事務所の月次決算の日。
いつも午前中には終わっていますと宣伝しているのですが、実際にどれぐらいの時間がかかっているのか、今月から細かく計測してみました。

(前日までの下ごしらえ)
・領収書をスキャンしてSTREAMEDにアップロード(今月は35枚)
・freeeで銀行口座を同期して月末までの売上入金の消し込み

(月次決算)

①データ化されたSTREAMEDの内容をチェック(8:35~8:40)
日付が入っていない、データが読み込めないなどのエラーもあるのでそれを補正しながら勘定科目等を確認していきます。

②STREAMEDから経費データをCSV出力→freeeへの取込(8:40~8:45)
クレジットカードで支払ったものはfreeeに未決済の状態で取り込みたいのですが、STREAMEDの勘定科目を「未払金」にしてしまうと、出力したcsvファイルでfreeeの決済の情報が「未払金」という口座で決済したことになってしまうので(このままfreeeにインポートするとエラー)、「支払日」「支払口座」「支払金額」の列のデータを削除する作業が必要でした。この作業がなんとかならないか、STREAMEDを提供している(株)クラビスさんに相談したところ、領収書データを取り込む際に、「領収書」ではなく「請求書」のモードで取り込むとこの列がブランクになるとのこと。来月から試してみたいと思います。

③freeeにて経費の未決済データの消し込み(8:45~9:00)
銀行の出金やクレジットカードのデータと照合し、経費の未決済取引を消し込んでいきます。この作業は必ず②の後に行うのがポイントです。

④売上についてboardで請求書を発行、freeeで売上の計上(20件程度、9:00~9:15)
今月発行する請求書の内容を確認しつつ、クライアントに発行します。ほとんどがメールでの発行で、boardには一括発行の機能があるのですごく便利です。

⑤freeeにおいて売上仕訳調整(9:15~9:25)
立替経費や源泉所得税控除の調整を行います。入金の消し込みの時にやっても良いのですが、このタイミングにやっておくと入金の消し込みが素早くできて気持ち良いです。

⑥売掛金・買掛金消し込みもれチェック(9:25~9:35)
⑤までで一通りの月次決算は終わりですが、⑥以降はおかしいところがないかのレビューです。
とっくに決済されているはずのデータが未決済として残っていることがあり、確認してみると現金で支払ったのにカード払いと勘違いをしていたりすることがあります。

⑦月次推移チェック(9:35~9:50)
請求書がメールやサイトにアップされるようなものだとどうしても取引の計上自体を漏らしてしまいます。
こうした取引は月次推移を見ると分かります。

以上、月次決算に要した時間は1時間程度ですね。
自分の事務所は1ヶ月で何が起こっているか把握できているので、早いです。

税務業務のインフラ整備

10月の前半は比較的時間に余裕があったので、業務周りのインフラ構築をしています。
税務のお客様がコンスタントに増えてきているので、懸案事項だった税務ソフト達人シリーズを申し込みました。
東京税理士会関連の協同組合経由で申し込むと、法人税、所得税、消費税、減価償却、年調・法定調書、内訳概況書の6本が月額組合料金で使えるようになるというもの。
これまでは国税庁のe-taxソフトをダイレクトに使っていましたが、個人の所得税はなんとかなるものの、別表などの帳票が多い法人は厳しいところと思っていました。
これにより税務全体の生産性がアップすることが期待できそうです。

追記
申込みをするときにパソコンの買い換える可能性があると担当の方に伝えたところ、
「絶対にWindows10にはしないで下さい!!e-taxソフトもまだ対応していないので。」と言われました。
今使っているWin8.1PCもタスクバーにWindows10へのアップデートがたびたび出てくるので、危うくアップデートしてしまうところでした。
いずれはe-taxも達人シリーズも対応してくるのだと思いますが、早めにお願いしたいところです。

今日は独立記念日

独立開業して1年が経ちました。

大した営業活動もしていないにもかかわらず、何とかやってくることができました。
先達の「意外になんとかなるものだ」と云うのは今のところ当たっているようです。

1年前を思い出すと、昨年の10月1日はいきなり独立事業者の気ままさを発揮して長男のサッカーの公式戦を観に行っていました。
今年は事務所の月次決算作業を行っています。

月次決算は毎月欠かさず繰り返していて、ここ半年ぐらいはルーティンで回せるようになりました。
さらにこれを1つのパッケージとしてクライアントに提供すべく、細かくリストを書き出したり、時間を測ったりしながらブラッシュアップしています。
月末日の夕方ぐらいに経費をスキャン&アップロードして、1日の午前中には請求書の発送、前月の決算が締められるようになっています。
このスピードは小規模であれば法人でも可能なのではないかと考えます。毎月翌月の2日ぐらいに試算表ができるってうれしくないですか?

おかげさまで確定した受注だけでも年末までは安心できそうな状況です。年明けはまだ空きがあるのでそこを埋める営業活動が必要です。
12月決算の会社が好都合ですが、当事務所の強みである医療関係かベンチャーを中心に仕掛けたいところですね。
今月前半は少し時間があるので、もう少し深く1年を振り返るとともに将来の仕込みをしておきたいと思います。

皆様、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

髙敏晴会計事務所 公認会計士・税理士・医療経営士 髙 敏晴

税務業務の見える化

今日の東京は台風18号の影響からか、1日中強い雨が降っています。

ここ数ヶ月の間に税務のクライアントが一気に増えたため、どんなタスクをいつやるべきかの整理とテンプレート化、タスク管理システムへの登録(毎月定期的にToDoリストを作ってくれて、カレンダーソフトと同期してくれる)を行っていました。こうしておくことで、やり漏れたことがないか不安になることも少なくなりますし、いずれ誰かにお願いすることになっても引き継ぎやすいと思っています。

メールの整理

おかげさまでクライアントの数が増えてくるとメールの数、種類も多岐にわたるようになります。
(様々な業者からの情報提供と称した営業メールもかなりの数に・・・)

また、クライアントに訪問する際に過去のメールを検索して見直すのもしんどくなってきました。
メールの種類は以下のような要素を持っているように思います。

  1. 返信が必要なものか
  2. 何らかの対応が必要なものか
  3. クライアントとのやり取りに関するものか
  4. 情報として取っておく価値があるか
  5. 上記のいずれでもない

 
これらを整理するために1はすぐに返信してしまうものを除き返信+下書き保存にして忘れないようにする、2はToDoを管理しているNozbeにメールを転送(そうするとNozbeのInboxにタスクが溜まるので期限やスケジュールを設定しつつ対応)、3と4はEvernoteにメールを転送(Inboxにノートとして溜まるので適宜ノートブックを整理して、必要な時に見直す)、5はゴミ箱へという形で処理するようにしてみました。どれぐらい生産性が上がるか楽しみなところです。