月別アーカイブ: 2016年10月

アナログな工夫

今日はもともと娘の幼稚園の運動会でしたが、雨天中止となったため、こんなものを作っていました。

記帳代行も引き受けているクライアントの中には領収書の整理をどうしても溜めてしまい、会計処理が遅くなる先もあります。どうしてそうなってしまうのか理由は様々だと思いますが、単に声掛けするだけではなく、面倒だと思われる作業のハードルをひとつずつ下げる工夫をしてみることにしました。

クライアントが領収書を当事務所に送付するパターンは郵送とスキャンしてデータを共有フォルダに入れるの2通りあり、それぞれ作業工程は以下の通りです。

(郵送のパターン)
①領収書を集めて整理する
②封筒に入れて宛名を書いてポストに入れる

(スキャンするパターン)
①領収書を集めて整理する
②スキャナーでスキャンする
③スキャンしたデータを共有フォルダに移す

まず①でつまずいてしまわないよう、後処理を考えた封筒を作成しました。普通の封筒でもよかったのですが、机の上などに寝かせて置くと、他の書類と紛れて探すこと自体や封筒の口を開くこと自体が面倒になってしまう可能性があるため、マチ幅を付けて封筒自体が自立するようにしました。ちょっと手が空いた時間に財布に入っている領収書をどちらかの封筒に投げ込んでもらえればという感じです。

そして1ヶ月経ったら郵送のパターンの場合はそのまま閉じて長3型の定形封筒またはレターパックに入れて郵送してもらえばOKな大きさにしてあります。②の封筒への宛名書きも面倒なら、予め送り先を記入した封筒やレターパックを渡しておいてもよいかもしれません。多少コストはかかりますが、それでお互い仕事がスムーズに進むのなら大した金額ではないと思います。スキャンする場合も1カ所にまとまっていればスキャンしやすいでしょうし、終わったら同じようにそのまま封筒を閉じて保管しておいてもらえればOKです。

地味な工夫を積み重ねて業務効率化を図って参ります。

今月の月次決算(9月)

さて、今月も月次決算の作業記録を公開します。
今回は1日が土曜日だったので変則的な時間の使い方です。
①領収書をスキャンしてSTREAMEDにアップロード(今月は46枚、2016/9/29 22:57~23:05)

②データ化されたSTREAMEDの内容をチェック(2016/10/01 9:04~9:15)

③STREAMEDから経費データをCSV出力→freeeへの取込(2016/10/1 9:15~9:18)

④freeeにて経費の未決済データの消し込み(2016/10/1 9:20~9:46)→もともとのデータを修正する必要がある仕訳の対応でいつもより時間がかかった

⑤売上についてboardで請求書を発行、freeeで売上の計上(26件、2016/10/1 10:20~10:33、16:40~16:50)

⑥freeeにおいて売上仕訳調整(2016/10/1 16:51~17:04)

⑦売掛金・買掛金消し込みもれチェック(2016/10/1 17:05~17:11)

⑧月次推移チェック(2016/10/1 17:15~18:00)→今月は四半期の区切りでもあったので、通信費の計上漏れがないか(紙の請求書が来ないもの)や品目の詳細化、自動登録の新規設定などを少し丁寧に見ていきました

今日は独立記念日(3年目突入)

2016年10月1日で独立して丸2年が経過しました。
確か1年前も同じタイトルで記事を書いていたので見直してみたところ、今考えているのと全く同じ・・・。
この1年、何の進歩も見られず。でも、見方を変えればブレていないと良い方に解釈しておきたいと思います。

とはいえ、昨年書いていたことは確実に仕事として実現することができていて、事務所の売上もおかげさまで順調です。

クラウド会計システムを使った経理の効率化・高度化は、昨年は自分の事務所でルーティンしたものをいくつかのクライアントに提供した実績を上げました。まだまだ改善の余地は多いので、今後はもっともっとブラッシュアップしていきたいです。

もうひとつ、ホームページのトップには「医療・介護×ベンチャー」と看板を掲げていて、ここ最近数社立て続けに、まさにこの看板通りのクライアントへの関与が始まりました。

今後は「医療・介護×クラウド会計」で挑戦したいと思います。

こうして2年やってきて、早くも今の体制(自宅を事務所で一人でやっている)では限界が見えてきました。ある程度余裕がある今のうちに、次のステップに向けて一歩踏み出す必要がありそうです。
具体的には、オフィスを借りるのかどうか、スタッフを雇うのかどうかということになります。お金には限りがありますし、そもそも今後どういう事務所にしたいのか、どんなところでチャレンジしてみたいのかを、きちんと考えて整理してから行動に移した方が良いように感じます。あとはそうこうしているとご縁が向こうからやってくることもあるので、それに対しては頑なにならず誠意を持って向き合うつもりです。

来年の今頃は、次の事務所の形が具体的な現実になっていると思いますので、大変楽しみです。