今月の月次決算(10月)

11月は月初から忙しくしており、月次決算は合間の時間を使ってすませていたのですが、ブログを更新するのが遅くなってしまいました。

①領収書をスキャンしてSTREAMEDにアップロード(今月は44枚、2016/10/31 7:33~7:45)

②データ化されたSTREAMEDの内容をチェック(2016/11/1 7:50~7:58)

③STREAMEDから経費データをCSV出力→freeeへの取込(2016/11/1 7:58~8:01)

④freeeにて経費の未決済データの消し込み(2016/11/2 23:14~23:30)

⑤売上についてboardで請求書を発行、freeeで売上の計上(19件、2016/11/1 7:15~7:33)
→相手のあることですので、④よりも優先して実施しました

⑥freeeにおいて売上仕訳調整(2016/11/3 6:55~7:08)

⑦売掛金・買掛金消し込みもれチェック(2016/11/3 7:10~7:16)

⑧月次推移チェック(2016/11/3 7:16~7:30)

今月は概ね平均的な時間で月次決算をすませることができました。

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アナログな工夫

今日はもともと娘の幼稚園の運動会でしたが、雨天中止となったため、こんなものを作っていました。

記帳代行も引き受けているクライアントの中には領収書の整理をどうしても溜めてしまい、会計処理が遅くなる先もあります。どうしてそうなってしまうのか理由は様々だと思いますが、単に声掛けするだけではなく、面倒だと思われる作業のハードルをひとつずつ下げる工夫をしてみることにしました。

クライアントが領収書を当事務所に送付するパターンは郵送とスキャンしてデータを共有フォルダに入れるの2通りあり、それぞれ作業工程は以下の通りです。

(郵送のパターン)
①領収書を集めて整理する
②封筒に入れて宛名を書いてポストに入れる

(スキャンするパターン)
①領収書を集めて整理する
②スキャナーでスキャンする
③スキャンしたデータを共有フォルダに移す

まず①でつまずいてしまわないよう、後処理を考えた封筒を作成しました。普通の封筒でもよかったのですが、机の上などに寝かせて置くと、他の書類と紛れて探すこと自体や封筒の口を開くこと自体が面倒になってしまう可能性があるため、マチ幅を付けて封筒自体が自立するようにしました。ちょっと手が空いた時間に財布に入っている領収書をどちらかの封筒に投げ込んでもらえればという感じです。

そして1ヶ月経ったら郵送のパターンの場合はそのまま閉じて長3型の定形封筒またはレターパックに入れて郵送してもらえばOKな大きさにしてあります。②の封筒への宛名書きも面倒なら、予め送り先を記入した封筒やレターパックを渡しておいてもよいかもしれません。多少コストはかかりますが、それでお互い仕事がスムーズに進むのなら大した金額ではないと思います。スキャンする場合も1カ所にまとまっていればスキャンしやすいでしょうし、終わったら同じようにそのまま封筒を閉じて保管しておいてもらえればOKです。

地味な工夫を積み重ねて業務効率化を図って参ります。

今月の月次決算(9月)

さて、今月も月次決算の作業記録を公開します。
今回は1日が土曜日だったので変則的な時間の使い方です。
①領収書をスキャンしてSTREAMEDにアップロード(今月は46枚、2016/9/29 22:57~23:05)

②データ化されたSTREAMEDの内容をチェック(2016/10/01 9:04~9:15)

③STREAMEDから経費データをCSV出力→freeeへの取込(2016/10/1 9:15~9:18)

④freeeにて経費の未決済データの消し込み(2016/10/1 9:20~9:46)→もともとのデータを修正する必要がある仕訳の対応でいつもより時間がかかった

⑤売上についてboardで請求書を発行、freeeで売上の計上(26件、2016/10/1 10:20~10:33、16:40~16:50)

⑥freeeにおいて売上仕訳調整(2016/10/1 16:51~17:04)

⑦売掛金・買掛金消し込みもれチェック(2016/10/1 17:05~17:11)

⑧月次推移チェック(2016/10/1 17:15~18:00)→今月は四半期の区切りでもあったので、通信費の計上漏れがないか(紙の請求書が来ないもの)や品目の詳細化、自動登録の新規設定などを少し丁寧に見ていきました

今日は独立記念日(3年目突入)

2016年10月1日で独立して丸2年が経過しました。
確か1年前も同じタイトルで記事を書いていたので見直してみたところ、今考えているのと全く同じ・・・。
この1年、何の進歩も見られず。でも、見方を変えればブレていないと良い方に解釈しておきたいと思います。

とはいえ、昨年書いていたことは確実に仕事として実現することができていて、事務所の売上もおかげさまで順調です。

クラウド会計システムを使った経理の効率化・高度化は、昨年は自分の事務所でルーティンしたものをいくつかのクライアントに提供した実績を上げました。まだまだ改善の余地は多いので、今後はもっともっとブラッシュアップしていきたいです。

もうひとつ、ホームページのトップには「医療・介護×ベンチャー」と看板を掲げていて、ここ最近数社立て続けに、まさにこの看板通りのクライアントへの関与が始まりました。

今後は「医療・介護×クラウド会計」で挑戦したいと思います。

こうして2年やってきて、早くも今の体制(自宅を事務所で一人でやっている)では限界が見えてきました。ある程度余裕がある今のうちに、次のステップに向けて一歩踏み出す必要がありそうです。
具体的には、オフィスを借りるのかどうか、スタッフを雇うのかどうかということになります。お金には限りがありますし、そもそも今後どういう事務所にしたいのか、どんなところでチャレンジしてみたいのかを、きちんと考えて整理してから行動に移した方が良いように感じます。あとはそうこうしているとご縁が向こうからやってくることもあるので、それに対しては頑なにならず誠意を持って向き合うつもりです。

来年の今頃は、次の事務所の形が具体的な現実になっていると思いますので、大変楽しみです。

freee様の事例紹介をいただきました

ずいぶん前のことなのですが、クラウド会計のfreee様の取材を受け、お客様事例と認定アドバイザー紹介動画を掲載していただいています。
この画面の右側のウィジェットに貼り付けましたので、興味のある方はご覧下さい。
これからの会計事務所のビジネスモデルについて語っています。

東京CPAニュースに掲載されました

東京CPAニュース(日本公認会計士協会東京会の会員報)9月号「自由時間」というコーナーに、週末にやっているサッカー審判のことを取り上げていただきました。東京会に所属する会計士のお手元には今日ぐらいに届いているのではないかと思います。

味の素スタジアムで行われる(まだやっているのかな?)、会計士のフットサル大会の決勝戦をフルコートのサッカーにして、その主審を務めるのが今後の目標です。

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今月の月次決算(8月)

もう9月になってしまいました。最近は晴れていても日差しに衰えを感じます。
私は夜はエアコンは使っていないのですが、だいぶん過ごしやすくなってきました。

さて、今月も月次決算の作業記録を公開します。
今回は途中でビデオ会議や役所への用事があったため、少し時間は飛んでいます。
①領収書をスキャンしてSTREAMEDにアップロード(今月は54枚、2016/8/30 11:30~11:46)

②データ化されたSTREAMEDの内容をチェック(2016/09/01 7:22~7:35)

③STREAMEDから経費データをCSV出力→freeeへの取込(2016/9/1 10:03~10:05)

④freeeにて経費の未決済データの消し込み(2016/9/1 13:55~14:08)

⑤売上についてboardで請求書を発行、freeeで売上の計上(18件、2016/9/1 14:10~14:25)

⑥freeeにおいて売上仕訳調整(2016/9/1 14:25~14:35)

⑦売掛金・買掛金消し込みもれチェック(2016/8/1 14:35~14:50)→freeeの口座同期に多少手間取ったのと、消し込み間違いがあったためそれを修正したのでいつもより時間を要しました。

⑧月次推移チェック(2016/8/1 14:50~14:52)→毎月積み重ねているとあっという間に終えることができます。

こうしてかかった時間を公開することで、クライアントにも自信をもってこのやり方をおすすめできるようになりました。

サッカールール改正の勉強会

ルールブック

 

 

 

 

昨日(早く書かないとおとといになってしまう!!)は東京都サッカー協会主催のルール改正勉強会に参加してきました。

講師は1級審判の西村さん吉田さん。国際試合などのレフェリング経験などを元に今回のルール改正を開設していただきました。冒頭、今回の改正で一番重要なのがこの項目との説明。

「第5条 主審 2項 主審の決定:主審が競技規則および”サッカー競技の精神”にしたがってその能力の最大を尽くして・・・」という文言。特に”サッカー競技の精神”は第18条(サッカーの競技規則は第17条までしかない)と言われ、明文化はされていないものの、競技に関わる者としての常識等に照らし判断すべき場合があると言われていました。これが今回主審の権限・責任を規定する条文に明記されるようになったということです。

これは監査に携わる公認会計士にも共通して言えることで、「条文原理主義者になるな、お前は何のためにそこにそんざいするのだ?」という問いかけと理解しました。

それともう一つ、西村さんがおっしゃっていたことで勉強になったこと、
「トラブルになりそうなことが起こらないようにゲームをマネージするのも審判の仕事(それこそが”サッカー競技の精神”に由来)であるが、トラブルは起こるものだという前提で心の準備をして対処している。そうすれば冷静に適切な対処ができる。」
監査でも同じですね。トラブル(=監査では会計不正が相当)がない前提で監査をしてしまうと、実際にそれが起こったときにどう対処したら良いかパニックになるし、ともすれば見なかったことにしてしまうし、発見すべき会計不正を見逃してしまうかもしれない。

今回のルール改正の中で、これまでは認められていたのが認められなくなったものを1つ紹介しておきます。それは、高校サッカーなどでコーナーキックの時に、キッカー1がまるで位置を整えるように足で少しだけ触って動かし、その後何気なく別のキッカー2と交代してそのキッカー2がいきなりドリブルを始めるというプレー。やられた相手からすると「えっ?」とあっけにとられている間にビッグチャンスを狙います。このプレーは改正後は「明らかにボールが動いていない」ということでプレーが再開したとみなされません。よってキッカー2が明らかにボールを動かした時に始めてプレー再開となります。上記のようなプレーだとキッカー2が2度ボールを触った時点で反則、相手チームの間接フリーキックになってしまいます。今回のルール改正はこうしたトリックプレーのほとんどが排除されるようになっています。

その後は近くの焼き鳥屋で同じチームのコーチ兼3級審判の皆さんと勉強会のおさらいと情報交換して帰宅しました。

STREAMEDのスキャン画像切り出し機能がありがたい

STREAMEDはスキャンした領収書等をデータ化してくれるクラウド経費精算サービスです。

1画像ファイル1取引としてデータ化されるため、例えば1枚の台紙に複数の領収書を貼り付けてある状態だと、いちいち画像を切り分けてアップロードする必要がありました。
これまではスマートフォンアプリであるEvernoteのScannableを使っていましたが、どうしても手間がかかっていました。

クライアントに対しては「台紙に領収書を貼り付けずにそのまま下さいね。」とお願いしていましたが、社員の経費精算など領収書をバラバラにはできないケースもありました。

STREAMEDの8月の機能アップデートでは、新たに「スキャン画像切り出し機能」が追加されました。これで上記のようなものでも楽に処理することができるようになり、地味に喜んでおります。

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クラビス(STREAMEDを提供している会社)さん、今後とも便利な機能アップデート、どうかよろしくお願いします。

クラウドサービスとオフィススタイルの実例集をいただきました

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ヴェルクの田向社長から「ワークスタイルブック」をいただきに、同社にお伺いしてきました。
この本にはオフィスの実例だけでなく、便利なクラウドサービスも紹介されています。

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ヴェルクさんが提供する請求書作成・見積書発行、クラウド業務効率化サービス「board」だけでなく、クラウド経費精算サービス「Streamed」も紹介されていました。いずれも当事務所のクライアントサービス提供、所内業務運営に欠かせないサービスです。

オフィススタイルの実例集も興味深いものが多く、直近の目標である「事務所を構える」に対してとても勉強になりました。