今年度の税制改正の一環で電子帳簿保存法が改正され、2022年1月1日より適用開始となります。改正のポイントは大きく分けて以下の3つですが、最も重要なものは電子取引の取引情報保存についてです。
1．国税関係帳簿書類の電磁的記録
これは仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿、領収書や請求書といった書類のことをいい、電磁的記録の対象となるのは最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する書類です。freeeで作成している会計データや請求書などはこれに該当します。
これらについては所定の保存要件を満たせば、その電磁的記録をもって帳簿書類の備付け・保存に代えることができるというものです。
理由は後述しますが、保存要件と得られるメリット（紙で打ち出さなくてよいなど）を勘案すると、当事務所の顧問先の皆さまは現行の通りこれら書類は紙を正本とする対応でよいと思います。もちろん会計システムを使うことやPCで帳簿書類を参照することは可能です。あくまでも何をもって正式な帳簿書類とするかというお話です。
2．スキャナ保存制度
これは原本は紙であるがスキャナやスマートフォンで撮影した画像データ（PDFファイルを含む）のことをいいます。
国税関係帳簿書類と同様、保存要件を満たすことで電磁的記録をもって書類の保存に代えることができます。
おすすめの対応も同様で現状通り入手した紙の原本書類はきちんと保存しておき、スキャンしたものは参照としての使用にとどめるいう対応でよいと思います。
3．電子取引の取引情報の電磁的記録の保存制度
こちらが今回の改正で重要なもので、amazonnや楽天のECサイトで物品を購入しその請求書をデジタルのまま入手したり、取引先からメールで請求書等を入手した場合も含まれます。これらについては2022年1月1日からプリントアウトしたものを原本とすることはできず、デジタルのまま保存しなければならなくなります。上記2つと異なり選択の余地はなく強制適用です。
今回は、まずは3について顧問先の皆さまに必要な対応をお伝えし、その後にそれぞれの書類の保存要件についてご案内しますのでご興味のある方はご覧下さい。
- amazonn、楽天など各サイトから電磁的に書類を入手しているものはそれぞれのサイトで10年程度それら書類が保存されていていつでも閲覧可能かどうか確かめる
- メールで入手した書類は紙で入手した書類とともにTREAMEDなどのクラウドサービスにアップロードするか、枚数が少ない場合はファイル名に「取引年月日」「取引先名」「取引金額」を付けて特定のフォルダに保存しておく
- 電子取引情報訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定める（国税庁のHPにひな形があります）
各帳簿書類の保存要件
- 国税関係帳簿書類
- システムの開発関係書類等の備付け：
- 見読可能装置の備付け（通常のPCであれば問題ありません）
- 税務調査でダウンロードの求めに応じる
一見すると対応のハードルは高くなさそうですが、実際の税務調査の際に仕事で使うPCが占拠されてしまうのは業務に支障が出かねず、プリントアウトされた総勘定元帳などの帳簿書類を見てもらった方がよいと考えます。
2．スキャナ保存制度
- 書類の受領後または業務処理後速やかに入力
- 一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
- タイムスタンプの付与（約2ヶ月以内に付与）
- バージョン管理（訂正削除の事実・内容の確認）
- 入力者情報の確認
- スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持
- 見読可能装置の備付け
- システム開発関係書類の備付け
- 検索機能（取引年月日、金額、取引先）の確保
これだけの要件を満たせば、紙で受け取った原本を廃棄することができますが、結構ハードルが高いと思います。膨大な量でなければダンボール箱などに入れて紙の原本を保存しておく方が手軽だと思います。
3．電子取引の取引情報
- システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合のみ）
- 見読可能装置の備付け
- 検索機能（取引年月日、金額、取引先）を確保し2項目以上の組合せ検索機能か税務調査でのダウンロードに応じるか
- 次のいずれかの措置
- タイムスタンプが付された後の授受
- 授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムの利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
上記のうち、検索機能の確保はなんとか対応するとしてタイムスタンプシステムは費用もかかることですし訂正削除の記録が残るまたはそもそも訂正削除ができないシステムで授受を行うのも大変です（通常のメールでは不可能？）。事務処理規程を作成するのが現実解となるでしょう。