今日はもともと娘の幼稚園の運動会でしたが、雨天中止となったため、こんなものを作っていました。

記帳代行も引き受けているクライアントの中には領収書の整理をどうしても溜めてしまい、会計処理が遅くなる先もあります。どうしてそうなってしまうのか理由は様々だと思いますが、単に声掛けするだけではなく、面倒だと思われる作業のハードルをひとつずつ下げる工夫をしてみることにしました。

クライアントが領収書を当事務所に送付するパターンは郵送とスキャンしてデータを共有フォルダに入れるの２通りあり、それぞれ作業工程は以下の通りです。

（郵送のパターン）
①領収書を集めて整理する
②封筒に入れて宛名を書いてポストに入れる

（スキャンするパターン）
①領収書を集めて整理する
②スキャナーでスキャンする
③スキャンしたデータを共有フォルダに移す

まず①でつまずいてしまわないよう、後処理を考えた封筒を作成しました。普通の封筒でもよかったのですが、机の上などに寝かせて置くと、他の書類と紛れて探すこと自体や封筒の口を開くこと自体が面倒になってしまう可能性があるため、マチ幅を付けて封筒自体が自立するようにしました。ちょっと手が空いた時間に財布に入っている領収書をどちらかの封筒に投げ込んでもらえればという感じです。

そして１ヶ月経ったら郵送のパターンの場合はそのまま閉じて長３型の定形封筒またはレターパックに入れて郵送してもらえばOKな大きさにしてあります。②の封筒への宛名書きも面倒なら、予め送り先を記入した封筒やレターパックを渡しておいてもよいかもしれません。多少コストはかかりますが、それでお互い仕事がスムーズに進むのなら大した金額ではないと思います。スキャンする場合も1カ所にまとまっていればスキャンしやすいでしょうし、終わったら同じようにそのまま封筒を閉じて保管しておいてもらえればOKです。

地味な工夫を積み重ねて業務効率化を図って参ります。