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この投稿はコワーキングアドベントカレンダーに参加しています。
私の今年のトピックはなんといっても、これまで15年間勤務していた法人を退職して独立開業したこと!!
今後はフリーな立場でフレキシブルにコワーキングというものに貢献できると思っています。

独立後のバックオフィス業務を円滑に進めるツールについては、このコワーキングの人的ネットワークで教えてもらったサービスで成り立っています。
今回はコワーキングの利用者として、スペースなどのハード面ではなく、こうしたネットワークでやり取りされる情報がコワーキングの付加価値だということを伝えたいと思います。

当たり前の話ですが、独立するとビジネスで派生的に出てくる様々な間接業務をこなさなければなりません。
もちろん人を雇ったり専門家に丸投げしてしまうこともできますが、当然それなりのコストがかかります。
私自身も会計・税務といった分野で事業主の手に余る部分を引き受けることを生業としているわけですが、私は単に作業請負というより、そこから生まれる情報、今後の予測といったところで付加価値を提供していきたいと思っています。

したがって、入力作業のような機械的作業は極力機械にしてもらうというのが基本的な考えです。
これから私が使っている業務システムについて書いてみます。ポイントは徹底的にクラウドサービスを使っているということ。そしてこれらのほとんどがコワーキングで知り合った人たちがSNSで書いていたサービス、直に話を聞いて良さそうだと思ったサービスです。

1.見積・請求管理(board
案件を登録することで、見積書、発注書、納品書、請求書、そして送付状までワンストップで作成することができる優れモノサービス。
受託系、コンサル系の業種に向いています。案件ごとに見積→受注→納品→請求の各ステータス管理ができ、それぞれの書類がワンタッチで出力できます。私は送付状添付や窓付封筒対応が気に入っています。
現在私が使っているプランは月額980円のPersonalプラン。今後事務所が大きくなっても複数で使えるプランもあり拡張性があります。

2.経費管理(Streamed
使用頻度はこれが一番多いかも。
このサービスは大きく分けて、領収書などの証憑から起票する一般経費登録と経路を入力する交通費登録の2つの機能があります。
一般経費登録はスマートフォンで証憑を撮影するのとScansnapでスキャンするモードがありますが、私は1週間分ぐらいをまとめてスキャンしています。
交通費は日付や経路を入力すると経費データとして登録されます。法人に勤務しているときは半月に一回交通費の精算をしていたのですが、どんな経路だったか思い出すのが結構大変で、これだと電車に乗っている間に登録できて便利です(最近、金額検索の都度ブラウザが立ち上がってしまい、ちょっと使い勝手が悪くなってしまいました。今後の改善を期待します。)

そしてこのサービスの最大の利点は、次に述べる会計システムとの連携です。メジャーなクラウド会計システムと弥生会計に対応したCSVファイルを生成してくれます。
この機能のおかげで経費計上はものすごい短時間で終わります(自分の場合で5分ぐらいかな)。
現在使っているプランはプロプラン・ライト(基本料金300円、1枚30円)、うちの場合はだいたい毎月1000円ぐらいですね。

3.会計(freee
ここは私の専門分野。これまでスモールビジネスとクラウド会計の相性の良さを表明してきましたが、引き続き一押しです。
最近はクラウド会計もメジャーなWebサービスになってきたので、boardやStreamedといったサービスもたいていは会計システムとの連携が意識された設計になって、どんどん利便性が高まっています。
その中でもfreeeは業界シェア1位ということで連携率は高いです。
http://news.mynavi.jp/news/2014/12/11/110/

領収書のスキャン機能は実装されましたが、精度・仕訳エントリとまではいかず、まだまだ2のStreamedにはお世話になる感じです。

4.スケジュール管理(Cu-hacker
これは売上や経費とは関連しませんが、クライアントや同業者とのアポイント調整って結構な時間を取られているような気がします。
法人時代はOutlookの予定表を公開してしまって、周りの人には「いつが空いてますか?」の問いかけメールはやめてもらっていましたが、独立したらそれもなし。さてどうしたものかと思っていたところへのこのサービスです。早速飛びつきましたよ。

ここまでのサービスで月間3,000円弱。作業に取られていたであろう時間、人を雇う人件費からすると十分安上がりではないでしょうか。

個人事務所の業務システムはコワーキングの賜物」への1件のフィードバック

  1. ピンバック: おかげさまで | 公認会計士・税理士 髙 敏晴

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